Coordinar el diseño en un proyecto multidisciplinario de alto perfil no es simplemente revisar planos o convocar reuniones. Es liderar un proceso técnico y humano donde la toma de decisiones oportuna, la claridad del propósito y el entendimiento del contexto son determinantes.

A lo largo de mi experiencia, he aprendido que un proyecto bien coordinado se siente incluso antes de construirse: en cómo fluye la información, en la confianza del equipo, y en cómo las ideas toman forma sin perder su esencia.

Después de muchos años trabajando en este tipo de proyectos, entendí que el éxito en esta fase radica en pequeños grandes hábitos. Hoy te comparto las 10 claves que considero esenciales para una coordinación de diseño efectiva:

1. Elegir cuidadosamente el equipo de coordinación

Todo comienza con la selección del equipo que liderará la coordinación. No se trata solo de talento técnico, sino de personas con visión integral, habilidades de comunicación, liderazgo y compromiso con el proyecto. La coordinación efectiva requiere cabeza fría, criterio y capacidad para anticiparse, resolver y construir acuerdos.

2. Alinear todos los actores desde el inicio

En proyectos complejos, especialmente en hospitalidad, no se puede trabajar como si cada parte fuera una isla. Propietarios, desarrolladores, operadores hoteleros, diseñadores y técnicos deben participar desde el arranque. Entender los intereses y expectativas de cada uno es esencial para evitar contradicciones y retrabajos.

3. Incorporar un sistema de control integrado

Una coordinación profesional requiere más que reuniones y correos. Es imprescindible contar con un sistema de gestión de proyectos que permita administrar con eficiencia el control de costos, control de cambios, control documental y los plazos de entrega. La trazabilidad de decisiones y la actualización constante son vitales para mantener el proyecto en rumbo.

4. Adaptar el diseño al contexto local (tropicalización)

En Latinoamérica, es común que el diseño provenga de estudios internacionales que no conocen a fondo la realidad local. Por eso, una parte crítica de la coordinación es la tropicalización: ajustar materiales, soluciones constructivas, instalaciones y tiempos a lo que realmente se puede ejecutar con calidad, sin romper el presupuesto ni comprometer los plazos.

5. Impulsar la toma oportuna de decisiones

Muchos proyectos se retrasan no por problemas técnicos, sino por decisiones postergadas. La indecisión crea un efecto dominó: diseños inconclusos, planos que cambian constantemente, obra detenida o ejecutada con dudas. El coordinador debe facilitar y exigir decisiones a tiempo, con información clara y opciones realistas.

6. Entender que el Mock-Up Room (MUR) no es la versión final

Uno de los errores más comunes es tratar de que el mock-up room sea perfecto. En realidad, su función es revelar problemas, verificar acabados, validar soluciones constructivas y ajustes de diseño. Si se espera que esté impecable, se pierde tiempo valioso y se retrasa todo el proyecto. El MUR debe servir como herramienta de análisis, no de exhibición.

7. Sustituir reuniones extensas por talleres de trabajo

La coordinación efectiva no necesita más reuniones, sino mejores espacios de trabajo. Los talleres enfocados, con objetivos concretos y dinámicas colaborativas, son mucho más útiles que largas reuniones que no resuelven nada. En un taller bien dirigido, los acuerdos fluyen, los equipos se alinean y se construyen soluciones reales.

8. Detectar interferencias y conflictos de diseño a tiempo

Una de las funciones clave del coordinador es identificar dónde se cruzan las disciplinas: estructura, instalaciones, interiores, decoración. Los conflictos entre sistemas deben detectarse antes de que lleguen a la obra. El uso de modelos colaborativos (como BIM) y revisiones integradas facilita esta tarea.

9. Mantener una visión de conjunto sin descuidar los detalles

El detalle importa, pero el todo es más importante. La coordinación debe asegurar que cada solución técnica responda a la idea general del proyecto. Cada decisión debe aportar coherencia estética, funcionalidad y viabilidad. Ni el acabado más fino vale la pena si contradice el espíritu del diseño o afecta la experiencia del usuario.

10. Cultivar relaciones basadas en confianza y respeto

En este tipo de proyectos, los egos deben dar paso al respeto profesional. La confianza entre disciplinas, proveedores, asesores y dirección de obra es el cimiento de una coordinación fluida. Cuando se valora la opinión del otro, se escucha activamente y se trabaja con transparencia, los conflictos se transforman en mejoras.

En resumen:

Coordinar el diseño en proyectos complejos es más que ordenar información: es liderar un proceso humano y técnico donde cada parte suma a un todo coherente, elegante y realizable. Requiere empatía, criterio, método y decisión. Y sobre todo, la convicción de que con una buena coordinación, todo es posible.

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